Artikel Teknik Monitoring Dalam Evaluasi Program (BAB II)
PEMBAHASAN
A. Pengertian Monitoring
Pengertian dan definisi pengawasan
telah banyak dan panjang lebar dibicarakan para ahli. Beikut pengertian
monitoring (pengawasan) menurut para ahli :
1. Siagian : Mengemukakan bahwa
pengawasan sebagai proses pengamatan dari pada pelaksanaan seluruh kegiatan
organisasi untuk menjalin agar semua pekerjaan yang sedang dilaksanakan
berjalan sesuai dengan rencana yang telah di tentukan sebelumnya .
2. Handoko: Mendefinisikan pengawasan
sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen
tercapai. Hal ini berkaitan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai
dengan yang direncanakan.
3. Sarwoto: Menjelaskan pengawasa adalah
kegiatan manajer yang mengusahakan agar pekrjaan-pekerjaan terlaksana sesuai
dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki.
4.
Soekarno K: Mendefinisikan pengawsan
sebagai suatu proses yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan, agar
apa yang diselenggarakan sejalan dengan rencana.
Monitoring
pada umumnya dilakukan baik pada waktu sebelum kegiatan pembinaan maupun
bersamaan waktunya dengan penyelenggaraan pembinaan (pengawasan atau
supervisi). Monitoring, pengawasan, dan supervisi memiliki perbedaan antara
satu dengan yang lainnya. Pengawasan dilakukan terhadap orang-orang yang mengelola
program. Supervisi dilakukan terhadap pelaksanaan program, sedangkan monitoring
dilakukan terhadap komponen-komponen program. Monitoring selain berkaitan
dengan pengawasan dan supervisi, mempunyai hubungan erat dengan penilaian
program.
Monitoring
sendiri dapat diartikan sebagai kegiatan untuk mengikuti suatu program dan
pelaksanaannya secara mantap, teratur dan terus-menerus dengan cara mendengar,
melihat dan mengamati, serta mencatat keadaan serta perkembangan program
tersebut. Dalam seri monograf 3, UNESCO Regional Office for Education in Asia
and teh Pasific, dijelaskan bahwa monitoring adalah upaya yang dilakukan secara
rutin untuk mengidentifikasi pelaksanaan dari berbagai komponen program
sebagaimana telah direncanakan, waktu pelaksanaan program sebagai mana telah
dijadwalkan, dan kemajuan dalam mencapai tujuan program. Suherman dkk (1988)
menjelaskan bahwa monitoring dapat diartikan sebagai suatu kegiatan, untuk
mengikuti perkembangan suatu program yang dilakukan secara mantap dan teratur
serta terus menerus.
Pengumpulan
data atau informasi dalam monitoring dimaksudkan untuk mengetahui kenyataan
yang sebenarnya dalam pelaksanaan program yang dipantau. Sasaran monitoring
adalah kelangsungan program dan komponen-komponen program yang mencakup input,
proses, output dan outcome. Pihak yang melakukan monitoring adalah pengelola
program danatau tenaga profesional yang diberi tugas khusus untuk memonitor
pelaksanaan program. Hasil monitoring digunakan untuk meluruskan atau
memperbaiki program. Perbaikan program itu sendiri dilakukan dalam kegiatan
supervisi, bukan dalam kegiatan monitoring.
B. Prinsip
Monitoring (Pengawasan)
Prinsip pengawasan sangat diperlukan
oleh seorang pimpinan atau manajer dalam membandingkan rencana dengan
pelaksanaan adalah sebagai berikut :
1.
Prinsip perencanaan merupakan suatu
standar atau alat pengukur dari pada suatu pekerjaan yang. Rencana menjadi petunjuk
apakah sesuatu pelaksanaan pekerjaan berhasil atau tidak.
2. Prinsip wewenang merupakan suatu
kegiatan pemimpin dalam memberikan kepercayaan kepada bawahan dalam melakukan
sistem pengawasan. Wewenang dan instruksi-instruksi yang jelas harus dapat diberikan
kepada bawahan, karena berdasarkan pelimpahan wewenang dapat diketahui apakah
bawahan sudah melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik.
3. Prinsip tercapainya tujuan. Pengawasan
harus ditujukan kearah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreksi)
unutk menghindarkan penyimoangan-penyimpangan dari rencana yang disusun
sebelumnya.
4. Prinsip efisiensi. Pengawasan
dikatakan efisien apabila dapat menghindarkan penyimpangan dari perencanaan,
sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang diluar dugaan.
5. Prinsip tanggung jawab. Pelaksaaan
pengawasan yang efektif dan efisien menurut tanggung jawab penuh dari seorang
pimpinan atau manajer terhadap pelaksanaan rencana organisasi.
6. Prinsip masa depan. Kegiatan pengawsan
yang efektif dan efisien harus ditunjukkan kearah pencegahan penyimpangan
perencanaan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun pada masa yang
akan datang.
7. Prinsip pengawasan langsung. Teknik
pengawsan yang paling efektif adalah mengusahakan adanya manjer bawahan yang
berkualitas baik.pengawsan itu dilakukan oleh manajer atas dasar bahwa manusia
itu sering berbuat salah.
8. Prinsip penyesuaian dengan organisasi.
Pengawsan yang dilakukan hendaknya sesuai dengan struktur organisasi. Manajer
dan bawahannnya merupakan sarana unutk melaksanakan rencana. Dengan demikian
pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer,
sehingga mencerminkan struktur organisasi.
9. Prinsip pengawsan individual.
Pengawsan harus sesuai dengan kebutuhan manajer. Teknik pengawasan harus
ditunjukkan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer. Ruang
lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung pada tingkat dan tugas manajer.
10. Prinsip
standar. Pengawasan efektif dan efisien dalam organisasi memerlukan
standar yang tepat, dan akan dipergunakan sebagai acuan atau alat ukur pelaksanaan
dan tujuan yang dicapai.
C.
Kaitan dan Perbedaan antara Monitoring dan
Evaluasi Program
Monitoring
selain berkaitan dengan supervisi, juga mempunyai hubungan erat dengan evaluasi
program. UNESCO (1982) mengidentifikasi lima kaitan dan perbedaan antara
monitoring dan evaluasi.
1. Focus monitoring
adalah pada program yang sedang dilaksanakan. Bukan pada konteks kegiatan yang
harus dilakukan oleh pelaksana program. Sedangkan evaluasi sering dilakukan
sejak perencanaan program.
2. Monitoring menitikberatkan
pada aspek kuantitatif dalam pelaksanaan program yang dapat menjadi bahan untuk
kegiatan evaluasi. Evaluasi dapat melengkapi hasil monitoring dengan data tambahan
yang diperlukan sesuai dengan tujuan evaluasi
yang mengarah pada aspek kualitatif. Monitoring berhubungan dengan
dimensi kuantitatif tentang efektivitas program seperti banyaknya output
program, sedangakn evaluasi lebih berkaitan dengan dimensi kualitatif tentang
efektivitas program seperti sejauhmana output sesuai dengan norma atau standar
yang telah ditentukan.
3.
Monitoring mencakup
usaha untuk mengidentifikasi faktor-faktor pendukung program, seperti faktor
logistik, yang dapat membantu atau mempengaruhi penampilan program, sedangkan
evaluasi mengarah pada upata menyiapkan bahan masukan untuk pengambilan
keputusan tentang ketepatan perbaikan peluasan atau pengembangan program.
4. Kontribusi yang
dapat dimanfaatkan dengan segera dari hasil monitoring adalah untuk kepentingan
pengelolaan program, sedangkan kontribusi evaluasi lebih terkait dengan
pengambilan keputusan tentang penyusunan rancangan dan isi program.
5. Monitoring dan
evaluasi merupakan proses yang saling melengkapi antara satu dengan yang lainnya.
Walaupun tekannya berbeda, keduanya mempunyai arah yang sama yaitu untuk
meningkatkan efektivitas program.
D. Teknik-teknik Monitoring
Teknik dan alat monitoring dapat
berupa : 1). Teknik pengamatan partisipatif, 2) Teknik wawancara, 3) Teknik
pemanfaatan dan analisis data dokumentasi, 4) Evaluator atau praktisi atau
pelaksana program 5) Perumusan tujuan pemantauan, 6) Penetapan sasaran
pemantauan, 7) Penjabaran data yang dibutuhkan, 8) Penyiapan metode/alat
pemantauan sesuai dengan sifat dan sumber/jenis data, dan 9) Perencanaan
analisis data pemantauan dan pemaknaannya dengan berorientasi pada tujuan
monitoring.
E. Fungsi dan Tujuan Monitoring
Beberapa pakar manajemen
mengemukakan bahwa fungsi monitoring mempunyai nilai yang sama bobotnya dengan
fungsi perencanaan. Conor (1974) menjelaskan bahwa keberhasilan dalam mencapai
tujuan, separuhnya ditentukan oleh rencana yang telah ditetapkan dan
setengahnya lagi fungsi oleh pengawasan atau monitoring. Pada umunya, manajemen
menekankan terhadap pentingnya kedua fungsi ini, yaitu perencanaan dan
pengawasan (monitoring).
Monitoring pelaksanaan evaluasi
berfungsi untuk mengetahui kesesuaian pelaksanaan dengan rencana program.
Sasaran monitoring adalah seberapa pelaksaan program dapat diharapkan/telah
sesuai dengan rencana program, apakah berdampak positif atau negatif.
Tujuan
utama monitoring adalah untuk menyajikan informasi tentang pelaksanaan program
sebagai umpan balik bagi para pengelola dan pelaksana program. Informasi ini
hendaknya dapat menjadi masukan bagi pihak yang berwenang untuk: a) memeriksa
kembali strategi pelaksanaan program sebagaimana sudah direncanakan setelah
membandingkan dengan kenyataan di lapangan, b) menemukan permasalahan yang
berkaitan dengan penyelenggaraan program, c) mengetahui faktor-faktor
pendungkung dan penghambat penyelenggaraan program.
Kegiatan monitoring di maksudkan
untuk mengetahui kecocokan dan ketepatan kegiatan yang dilaksanakan dengan
rencana yang
telah disusun. Monitoring digunakan pula untuk memperbaiki kegiatan yang
menyimpang dari rencana, mengoreksi penyalahgunaan aturan dan sumber-sumber,
serta untuk mengupayakan agar tujuan dicapai seefektif dan seefisien mungkin.
Berdasarkan
kegunaannya, William Travers Jerome menggolongkan monitoring menjadi delapan
macam, sebagai berikut:
1. Monitoring yang
digunakan untuk memelihara dan membakukan pelaksanaan suatu rencana dalam
rangka meningkatkan daya guna dan menekan biaya pelaksanaan program.
2.
Monitoring yang digunakan
untuk mengamankan harta kekayaan organisasi atau lembaga dari kemungkinan
gangguan, pencurian, pemborosan, dan penyalahgunaan.
3. Monitoring yang digunakan
langsung untuk mengetahui kecocokan antara kualitas suatu hasil dengan
kepentingan para pemakai hasil dengan kemampuan tenaga pelaksana.
4. Monitoring yang digunakan
untuk mengetahui ketepatan pendelegasian tugas dan wewenang yang harus
dilakukan oleh staf atau bawahan.
5. Monitoring yang digunakan
untuk mengukur penampilan tugas pelaksana.
6. Monitoring yang digunakan
untuk mengetahui ketepatan antara pelaksanaan dengan perencanaan program.
7. Monitoring yang digunakan
untuk mengetahui berbagai ragam rencana dan kesesuaiannya dengan sumber-sumber
yang dimiliki oleh organisasi atau lembaga.
8. Monitoring yang
digunakan untuk memotivasi keterlibatan para pelaksana.
Secara singkat fungsi dan tujuan monitoring
adalah untuk pemeriksaan, pengujian dan penilaian, pengurusan, peninjauan,
pengamatan dan pemantauan, kunjungan staf, pembinaan yang dilakukan oleh
pimpinan, pengendalian, penertiban, mengusahakan suatu struktur yang
terorganisir, mengusakan supervise, mengusahakan informasi yang akurat,
pencapaian hasil, meningkatkan keterampilan kerja, dan mendapatkan atau
memperoleh umpan balik.
F.
Pendekatan
dalam Monitoring Program
Sebagaimana halnya dengan supervisi, monitoring
dapat menggunakan pendekatan langsung dan tidak langsung.
1. Pendekatan langsung
dilakukan apabila pihak yang memonitor melakukan kegiatannya pada lokasi
program yang sedang dilaksanakan. Teknik-teknik yang sering digunakan dalam
pendekatan ini adalah wawancara dan observasi. Kedua teknik ini digunakan untuk
memantau kegiatan, peristiwa, komponen, proses, hasil dan pengaruh program yang
dilaksanakan.
2. Pendekatan tidak
langsung digunakan apabila pihak yang memonitor tidak terjun langsung ke
lapangan, namun dengan menelaah laporan berkala yang disampaikan oleh pada
penyelenggara program, atau dengan mengirimkan kuesioner secara berkala kepada
para penyelenggaranya atau pelaksana program.
G.
Jenis Monitoring (Pengawasan)
Dalam pandangan para ahli terhadap perbedaan-perbedaan yang berhubungan
dengan jenis pengawasan sesuai dengan pemahaman mereka masing-masing ,
diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Pengawasan
Preventif
Usaha-usaha
pengawasan yang dilakukan pimpinan terhadap pekerjaan yang dilakukan pegawai
dilihat sebelum terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaan
pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya s=dapat
dilakukan dengan pengawasan preventif.
2. Pengawasan
Represip
Pengawasan
yang dilakuakan pada akhir kegiatan dikenal dengan pengawasan represif.
pengawasan yang dilakukan setelah pekerjaan atau kegiatan dilaksanakan.
3. Pengawasan Langsung
Jenis
pengawasan berikutnya adalah pengawasan langsung atau dapat juga dikatakan
sebagai kegiatan monitoring. Pengawasan langsung adalah pengawasan yang
dilakukan dengan cara mengunjungi dan melakukan pemeriksaan ditempat terjadinya
pelaksanaan pekerjaan, apakah berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan
pengawas dan pemimpin organisasi.
4. Pengawasan tidak langsung
Pengawasan
tidak langsung dilakukan pemimpin dengan melihat dokumen-dokumen, tanpa
langsung melihat ke lapangan tempat dilaksanankannya pekerjaan.
5. Pengawasan Formal
Pengawasan
formal sebagai pengawasan resmi oleh lembaga-lemabag pengawasan maupun oleh
aparat pengawasan yang mempunyai legalitas tugas dalam bidang pengawasan.
6. Pengawasan Non-formal
Pengawasan
nonformal sebagai pengawasan yang dilakukan masyarakat berfungsi sebagai social
control. Pengawasan nonformal adalah pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat,
baik langsung maupun tidak langsung.
7. Pengawasan Administratif
Pengawasan
Administratif sebagai kegiatan yang melihat pekerjaan dari ketatalaksanaan
pelaksanaan program kerja organisasi atau perusahaan. Pengawasan administratif
adalah pengawasan yang menilai perbuatan keseluruhan dari organisasi atau
bidang-bidang bagaiannya.
8. Pengawasan
Operatif
Pengawasan
operatif adalah mengukur efesiensi perbuatan dari waktu ke waktu yang
ditunjukan pada bidang-bidang yang memerlukan tindakan pembetulan dan
perbaikan.
9. Pengawasan Intern
Kegiatan yang
dilakukan oleh orang yang berada dalam organisasi dikenal dengan pengawasan
intern atau pengawasan maupun pimpinan orang tersebut.
10. Pengawasan
ekstren
Pengawasan ekstren atau disebut juga dengan oengawasan dari masyarakat
ataupun dari pejabat pengawasan fungsional diluar organisasi. Pengawasan
ekstren merupakan pengawasan yang dilakukan oleh orang-orang yang ada diluar
organisasi.
H.
Kriteria Monitoring
Kriteria yang dipakai sebagai dasar monitoring adalah yang
berkaitan dengan hal-hal sbb :
1. Estimasi
hasil pekerjaaan, sampai seberapa jauh pelaksanaan kegiataan pada saat
monitoring dilakukan apakah pelaksanaa tersebut sesuai dengan rencana yang
ditetapkan.
2. Estimasi
penggunaan dana yang telah dikeluarkan, sampai seberapa besar dana yang telah
dialokasikan dan apakah pengeluaran dana tersebut sesuai dengan rencana yang
telah ditetapkan.
3. Estimasi
pengeluaran tiap periode kegiatan. Umumnya lama kegiatan ini adalah tiap bulan.
Jadi berapa besar pengeluaran tiap bulannya. Dari data ini dapat diliat apakah
pengeluaran tersebut sesuai dengan rencana apakah jumlah pengeluaran tersebut
sesuai dengan rencana dan apakah jumlah pengeluaran tersebut cukup rasional
bila dibandingkan dengan volume pekerjaan.
4. Estimasi
penyusutan alat-alat yang dipakai. Sebab besar-kecilnya penyusutan akan
mempengaruhi perhitungan kebutuhan biaya.
5. Estimasi
efisiensi alokasi sumber daya ; misalnya apakah sumber daya yang telah
dilaksanakan dengan efisien atau apakah produktivitas tenaga kerja telah
dicapai untuk tujuan efisiensi tersebut.
I. Langkah-langkah
Monitoring
Langkah-langkah
pokok untuk melakukan monitoring adalah sebagai berikut.
1. Menyusun rancangan
monitoring, seperti untuk menghimpun data atau informasi tentang pelaksanaan
program yang hasilnya akan dibagikan dan diserahkan kepada pengelola untuk a) memperbaiki
pelaksanaan program atau tujuan, b) sasaran atau aspek-aspek yang akan dimonitor,
c) faktor pendukung dan penghambat pelaksanaan program, d) pendekatan metode,
teknik dan instrumen monitoring, e) waktu dan jadwal kegiatan monitoring, dan
f) biaya monitoring. Rancangan ini didiskusikan dengan pengelola dan
penyelenggara program untuk memperoleh masukan bagi penyempurnaannya. Hasil
penyempurnaan ini dapat disebut program monitoring.
2. Melaksanakan
kegiatan monitoring dengan menggunakan pendekatan metode, teknik dan isntumen
yangtela ditetapkan dalam langkah pertama.
3. Menyusun dan
menyerahkan laporan monitoring kepada pihak pengelola atau penyelenggara
program untuk digunakan bagi perbaikan atau pengembangan program.
J. Pemanfaatan
Hasil Monitoring
Data yang telah terkumpul dari hasil pemantauan harus
secepatnya diolah dan dimaknai sehingga dapat segera diketahui apakah tujuan
pelaksanaan program tercapai atau tidak. Pemaknaan hasil pemantauan ini menjadi
dasar untuk merumuskan langkah-langkah berikutnya dalam pelaksanaan program.
Jika perlu perubahan, perubahan apa dan bagaimana rancangannya. Jika tidak ada
hal mendasar yang memerlukan perubahan, mungkin masih dapat pula dirumuskan
bagian mana dari rancangan program yang memerlukan perhatian lebih banyak
sehingga aspek-aspek program yang sudah baik dapat menjadi lebih baik lagi.
K.
Contoh
Pertanyaan Penelitian Monitoring dan Evaluasi
- Berapa persentase populasi target yang menggunakan kondom dengan mitra non-reguler? (Outcome)
- Apakah pengetahuan yang teapat mengenai transmisi HIV/IMS meningkat di populasi target? (Output)
- Berapa banyak kondom yang telah didistribusikan selama 6 bulan terakhir? (Output)
- Apakah populasi target semakin sering mengunjungi klinik IMS di area target? (Output)
- Apakah struktur social semakin kuat untuk mendukung ODHA? (Impact)
- Apakah tingkat IMS menurun di populasi target? (Outcome)
- Apakah rujukan ke tempat-tempat VCT meningkat? (Output)
- Seberapa besar dukungan lingkungankebijakan institusi terkait usaha pencegahan HIV? (Input)
- Seberapa terlatih dan siapkah para pendidik sebaya? (Output)
- Seberapa tinggikah tingkat kesesuaian media kampanye untuk populasi target terkait? (Output)
- Apakah prevalensi HIV menurun? (Dampak)
- Seberapa banyak anggota staf yang tersedia untuk melakukanpekerjaan ini? (Masukan)
BAB
III
KESIMPULAN
Monitoring pada umumnya dilakukan baik pada
waktu sebelum kegiatan pembinaan maupun bersamaan waktunya dengan
penyelenggaraan pembinaan (pengawasan atau supervisi). Monitoring, pengawasan,
dan supervisi memiliki perbedaan antara satu dengan yang lainnya. Pengawasan dilakukan
terhadap orang-orang yang mengelola program. Supervisi dilakukan terhadap
pelaksanaan program, sedangkan monitoring dilakukan terhadap komponen-komponen
program. Monitoring selain berkaitan dengan pengawasan dan supervisi, mempunyai
hubungan erat dengan penilaian program.