Artikel Teknik Monitoring Dalam Evaluasi Program (BAB II)


PEMBAHASAN

     A.    Pengertian Monitoring
Pengertian dan definisi pengawasan telah banyak dan panjang lebar dibicarakan para ahli. Beikut pengertian monitoring (pengawasan) menurut para ahli :
     1. Siagian : Mengemukakan bahwa pengawasan sebagai proses pengamatan dari pada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjalin agar semua pekerjaan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana yang telah di tentukan sebelumnya .
2.   Handoko: Mendefinisikan pengawasan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Hal ini berkaitan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai dengan yang direncanakan.
3.  Sarwoto: Menjelaskan pengawasa adalah kegiatan manajer yang mengusahakan agar pekrjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki.
4.    Soekarno K: Mendefinisikan pengawsan sebagai suatu proses yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan, agar apa yang diselenggarakan sejalan dengan rencana.
Monitoring pada umumnya dilakukan baik pada waktu sebelum kegiatan pembinaan maupun bersamaan waktunya dengan penyelenggaraan pembinaan (pengawasan atau supervisi). Monitoring, pengawasan, dan supervisi memiliki perbedaan antara satu dengan yang lainnya. Pengawasan dilakukan terhadap orang-orang yang mengelola program. Supervisi dilakukan terhadap pelaksanaan program, sedangkan monitoring dilakukan terhadap komponen-komponen program. Monitoring selain berkaitan dengan pengawasan dan supervisi, mempunyai hubungan erat dengan penilaian program.
Monitoring sendiri dapat diartikan sebagai kegiatan untuk mengikuti suatu program dan pelaksanaannya secara mantap, teratur dan terus-menerus dengan cara mendengar, melihat dan mengamati, serta mencatat keadaan serta perkembangan program tersebut. Dalam seri monograf 3, UNESCO Regional Office for Education in Asia and teh Pasific, dijelaskan bahwa monitoring adalah upaya yang dilakukan secara rutin untuk mengidentifikasi pelaksanaan dari berbagai komponen program sebagaimana telah direncanakan, waktu pelaksanaan program sebagai mana telah dijadwalkan, dan kemajuan dalam mencapai tujuan program. Suherman dkk (1988) menjelaskan bahwa monitoring dapat diartikan sebagai suatu kegiatan, untuk mengikuti perkembangan suatu program yang dilakukan secara mantap dan teratur serta terus menerus.
Pengumpulan data atau informasi dalam monitoring dimaksudkan untuk mengetahui kenyataan yang sebenarnya dalam pelaksanaan program yang dipantau. Sasaran monitoring adalah kelangsungan program dan komponen-komponen program yang mencakup input, proses, output dan outcome. Pihak yang melakukan monitoring adalah pengelola program danatau tenaga profesional yang diberi tugas khusus untuk memonitor pelaksanaan program. Hasil monitoring digunakan untuk meluruskan atau memperbaiki program. Perbaikan program itu sendiri dilakukan dalam kegiatan supervisi, bukan dalam kegiatan monitoring.

B.     Prinsip Monitoring (Pengawasan)
Prinsip pengawasan sangat diperlukan oleh seorang pimpinan atau manajer dalam membandingkan rencana dengan pelaksanaan adalah sebagai berikut :
1.    Prinsip perencanaan merupakan suatu standar atau alat pengukur dari pada suatu pekerjaan yang. Rencana menjadi petunjuk apakah sesuatu pelaksanaan pekerjaan berhasil atau tidak.
2.  Prinsip wewenang merupakan suatu kegiatan pemimpin dalam memberikan kepercayaan kepada bawahan dalam melakukan sistem pengawasan. Wewenang dan instruksi-instruksi yang jelas harus dapat diberikan kepada bawahan, karena berdasarkan pelimpahan wewenang dapat diketahui apakah bawahan sudah melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik.
3.   Prinsip tercapainya tujuan. Pengawasan harus ditujukan kearah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreksi) unutk menghindarkan penyimoangan-penyimpangan dari rencana yang disusun sebelumnya.
4.    Prinsip efisiensi. Pengawasan dikatakan efisien apabila dapat menghindarkan penyimpangan dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang diluar dugaan.
5.     Prinsip tanggung jawab. Pelaksaaan pengawasan yang efektif dan efisien menurut tanggung jawab penuh dari seorang pimpinan atau manajer terhadap pelaksanaan rencana organisasi.
6.    Prinsip masa depan. Kegiatan pengawsan yang efektif dan efisien harus ditunjukkan kearah pencegahan penyimpangan perencanaan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun pada masa yang akan datang.
7.    Prinsip pengawasan langsung. Teknik pengawsan yang paling efektif adalah mengusahakan adanya manjer bawahan yang berkualitas baik.pengawsan itu dilakukan oleh manajer atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah.
8.  Prinsip penyesuaian dengan organisasi. Pengawsan yang dilakukan hendaknya sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dan bawahannnya merupakan sarana unutk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
9.    Prinsip pengawsan individual. Pengawsan harus sesuai dengan kebutuhan manajer. Teknik pengawasan harus ditunjukkan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer. Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung pada tingkat dan tugas manajer.
10. Prinsip standar. Pengawasan efektif dan efisien dalam organisasi memerlukan standar yang tepat, dan akan dipergunakan sebagai acuan atau alat ukur pelaksanaan dan tujuan yang dicapai.

C.    Kaitan dan Perbedaan antara Monitoring dan Evaluasi Program
Monitoring selain berkaitan dengan supervisi, juga mempunyai hubungan erat dengan evaluasi program. UNESCO (1982) mengidentifikasi lima kaitan dan perbedaan antara monitoring dan evaluasi.
1.  Focus monitoring adalah pada program yang sedang dilaksanakan. Bukan pada konteks kegiatan yang harus dilakukan oleh pelaksana program. Sedangkan evaluasi sering dilakukan sejak perencanaan program.
2.   Monitoring menitikberatkan pada aspek kuantitatif dalam pelaksanaan program yang dapat menjadi bahan untuk kegiatan evaluasi. Evaluasi dapat melengkapi hasil monitoring dengan data tambahan yang diperlukan sesuai dengan tujuan evaluasi  yang mengarah pada aspek kualitatif. Monitoring berhubungan dengan dimensi kuantitatif tentang efektivitas program seperti banyaknya output program, sedangakn evaluasi lebih berkaitan dengan dimensi kualitatif tentang efektivitas program seperti sejauhmana output sesuai dengan norma atau standar yang telah ditentukan.
3.     Monitoring mencakup usaha untuk mengidentifikasi faktor-faktor pendukung program, seperti faktor logistik, yang dapat membantu atau mempengaruhi penampilan program, sedangkan evaluasi mengarah pada upata menyiapkan bahan masukan untuk pengambilan keputusan tentang ketepatan perbaikan peluasan atau pengembangan program.
4.  Kontribusi yang dapat dimanfaatkan dengan segera dari hasil monitoring adalah untuk kepentingan pengelolaan program, sedangkan kontribusi evaluasi lebih terkait dengan pengambilan keputusan tentang penyusunan rancangan dan isi program.
5.    Monitoring dan evaluasi merupakan proses yang saling melengkapi antara satu dengan yang lainnya. Walaupun tekannya berbeda, keduanya mempunyai arah yang sama yaitu untuk meningkatkan efektivitas program.

D.    Teknik-teknik Monitoring
Teknik dan alat monitoring dapat berupa : 1). Teknik pengamatan partisipatif, 2) Teknik wawancara, 3) Teknik pemanfaatan dan analisis data dokumentasi, 4) Evaluator atau praktisi atau pelaksana program 5) Perumusan tujuan pemantauan, 6) Penetapan sasaran pemantauan, 7) Penjabaran data yang dibutuhkan, 8) Penyiapan metode/alat pemantauan sesuai dengan sifat dan sumber/jenis data, dan 9) Perencanaan analisis data pemantauan dan pemaknaannya dengan berorientasi pada tujuan monitoring.

E.     Fungsi dan Tujuan Monitoring
Beberapa pakar manajemen mengemukakan bahwa fungsi monitoring mempunyai nilai yang sama bobotnya dengan fungsi perencanaan. Conor (1974) menjelaskan bahwa keberhasilan dalam mencapai tujuan, separuhnya ditentukan oleh rencana yang telah ditetapkan dan setengahnya lagi fungsi oleh pengawasan atau monitoring. Pada umunya, manajemen menekankan terhadap pentingnya kedua fungsi ini, yaitu perencanaan dan pengawasan (monitoring).
Monitoring pelaksanaan evaluasi berfungsi untuk mengetahui kesesuaian pelaksanaan dengan rencana program. Sasaran monitoring adalah seberapa pelaksaan program dapat diharapkan/telah sesuai dengan rencana program, apakah berdampak positif atau negatif.
Tujuan utama monitoring adalah untuk menyajikan informasi tentang pelaksanaan program sebagai umpan balik bagi para pengelola dan pelaksana program. Informasi ini hendaknya dapat menjadi masukan bagi pihak yang berwenang untuk: a) memeriksa kembali strategi pelaksanaan program sebagaimana sudah direncanakan setelah membandingkan dengan kenyataan di lapangan, b) menemukan permasalahan yang berkaitan dengan penyelenggaraan program, c) mengetahui faktor-faktor pendungkung dan penghambat penyelenggaraan program.
Kegiatan monitoring di maksudkan untuk mengetahui kecocokan dan ketepatan kegiatan yang dilaksanakan dengan rencana  yang telah disusun. Monitoring digunakan pula untuk memperbaiki kegiatan yang menyimpang dari rencana, mengoreksi penyalahgunaan aturan dan sumber-sumber, serta untuk mengupayakan agar tujuan dicapai seefektif dan seefisien mungkin.
Berdasarkan kegunaannya, William Travers Jerome menggolongkan monitoring menjadi delapan macam, sebagai berikut:
1.    Monitoring yang digunakan untuk memelihara dan membakukan pelaksanaan suatu rencana dalam rangka meningkatkan daya guna dan menekan biaya pelaksanaan program.
2.     Monitoring yang digunakan untuk mengamankan harta kekayaan organisasi atau lembaga dari kemungkinan gangguan, pencurian, pemborosan, dan penyalahgunaan.
3.     Monitoring yang digunakan langsung untuk mengetahui kecocokan antara kualitas suatu hasil dengan kepentingan para pemakai hasil dengan kemampuan tenaga pelaksana.
4.    Monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan pendelegasian tugas dan wewenang yang harus dilakukan oleh staf atau bawahan.
5.     Monitoring yang digunakan untuk mengukur penampilan tugas pelaksana.
6. Monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan antara pelaksanaan dengan perencanaan program.
7.   Monitoring yang digunakan untuk mengetahui berbagai ragam rencana dan kesesuaiannya dengan sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi atau lembaga.
8.     Monitoring yang digunakan untuk memotivasi keterlibatan para pelaksana.
Secara singkat fungsi dan tujuan monitoring adalah untuk pemeriksaan, pengujian dan penilaian, pengurusan, peninjauan, pengamatan dan pemantauan, kunjungan staf, pembinaan yang dilakukan oleh pimpinan, pengendalian, penertiban, mengusahakan suatu struktur yang terorganisir, mengusakan supervise, mengusahakan informasi yang akurat, pencapaian hasil, meningkatkan keterampilan kerja, dan mendapatkan atau memperoleh umpan balik.

F.     Pendekatan dalam Monitoring Program
Sebagaimana halnya dengan supervisi, monitoring dapat menggunakan pendekatan langsung dan tidak langsung.
1.    Pendekatan langsung dilakukan apabila pihak yang memonitor melakukan kegiatannya pada lokasi program yang sedang dilaksanakan. Teknik-teknik yang sering digunakan dalam pendekatan ini adalah wawancara dan observasi. Kedua teknik ini digunakan untuk memantau kegiatan, peristiwa, komponen, proses, hasil dan pengaruh program yang dilaksanakan.
2.    Pendekatan tidak langsung digunakan apabila pihak yang memonitor tidak terjun langsung ke lapangan, namun dengan menelaah laporan berkala yang disampaikan oleh pada penyelenggara program, atau dengan mengirimkan kuesioner secara berkala kepada para penyelenggaranya atau pelaksana program.

G.    Jenis Monitoring (Pengawasan)
Dalam pandangan para ahli terhadap perbedaan-perbedaan yang berhubungan dengan jenis pengawasan sesuai dengan pemahaman mereka masing-masing , diantaranya adalah sebagai berikut :
1.     Pengawasan Preventif
Usaha-usaha pengawasan yang dilakukan pimpinan terhadap pekerjaan yang dilakukan pegawai dilihat sebelum terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya s=dapat dilakukan dengan pengawasan preventif.
2.     Pengawasan Represip
Pengawasan yang dilakuakan pada akhir kegiatan dikenal dengan pengawasan represif. pengawasan yang dilakukan setelah pekerjaan atau kegiatan dilaksanakan.
3.     Pengawasan Langsung
Jenis pengawasan berikutnya adalah pengawasan langsung atau dapat juga dikatakan sebagai kegiatan monitoring. Pengawasan langsung adalah pengawasan yang dilakukan dengan cara mengunjungi dan melakukan pemeriksaan ditempat terjadinya pelaksanaan pekerjaan, apakah berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan pengawas dan pemimpin organisasi.
4.     Pengawasan tidak langsung
Pengawasan tidak langsung dilakukan pemimpin dengan melihat dokumen-dokumen, tanpa langsung melihat ke lapangan tempat dilaksanankannya pekerjaan.
5.     Pengawasan Formal
Pengawasan formal sebagai pengawasan resmi oleh lembaga-lemabag pengawasan maupun oleh aparat pengawasan yang mempunyai legalitas tugas dalam bidang pengawasan.
6.     Pengawasan Non-formal
Pengawasan nonformal sebagai pengawasan yang dilakukan masyarakat berfungsi sebagai social control. Pengawasan nonformal adalah pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat, baik langsung maupun tidak langsung.
7.     Pengawasan Administratif
Pengawasan Administratif sebagai kegiatan yang melihat pekerjaan dari ketatalaksanaan pelaksanaan program kerja organisasi atau perusahaan. Pengawasan administratif adalah pengawasan yang menilai perbuatan keseluruhan dari organisasi atau bidang-bidang bagaiannya.
8.     Pengawasan Operatif
Pengawasan operatif adalah mengukur efesiensi perbuatan dari waktu ke waktu yang ditunjukan pada bidang-bidang yang memerlukan tindakan pembetulan dan perbaikan.
9.     Pengawasan Intern
Kegiatan yang dilakukan oleh orang yang berada dalam organisasi dikenal dengan pengawasan intern atau pengawasan maupun pimpinan orang tersebut.
10.  Pengawasan ekstren
Pengawasan ekstren atau disebut juga dengan oengawasan dari masyarakat ataupun dari pejabat pengawasan fungsional diluar organisasi. Pengawasan ekstren merupakan pengawasan yang dilakukan oleh orang-orang yang ada diluar organisasi.

H.    Kriteria Monitoring
Kriteria yang dipakai sebagai dasar monitoring adalah yang berkaitan dengan hal-hal sbb :
1.    Estimasi hasil pekerjaaan, sampai seberapa jauh pelaksanaan kegiataan pada saat monitoring dilakukan apakah pelaksanaa tersebut sesuai dengan rencana yang ditetapkan.
2.   Estimasi penggunaan dana yang telah dikeluarkan, sampai seberapa besar dana yang telah dialokasikan dan apakah pengeluaran dana tersebut sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
3.   Estimasi pengeluaran tiap periode kegiatan. Umumnya lama kegiatan ini adalah tiap bulan. Jadi berapa besar pengeluaran tiap bulannya. Dari data ini dapat diliat apakah pengeluaran tersebut sesuai dengan rencana apakah jumlah pengeluaran tersebut sesuai dengan rencana dan apakah jumlah pengeluaran tersebut cukup rasional bila dibandingkan dengan volume pekerjaan.
4. Estimasi penyusutan alat-alat yang dipakai. Sebab besar-kecilnya penyusutan akan mempengaruhi perhitungan kebutuhan biaya.
5.   Estimasi efisiensi alokasi sumber daya ; misalnya apakah sumber daya yang telah dilaksanakan dengan efisien atau apakah produktivitas tenaga kerja telah dicapai untuk tujuan efisiensi tersebut.

I.       Langkah-langkah Monitoring
Langkah-langkah pokok untuk melakukan monitoring adalah sebagai berikut.
1.  Menyusun rancangan monitoring, seperti untuk menghimpun data atau informasi tentang pelaksanaan program yang hasilnya akan dibagikan dan diserahkan kepada pengelola untuk a) memperbaiki pelaksanaan program atau tujuan, b) sasaran atau aspek-aspek yang akan dimonitor, c) faktor pendukung dan penghambat pelaksanaan program, d) pendekatan metode, teknik dan instrumen monitoring, e) waktu dan jadwal kegiatan monitoring, dan f) biaya monitoring. Rancangan ini didiskusikan dengan pengelola dan penyelenggara program untuk memperoleh masukan bagi penyempurnaannya. Hasil penyempurnaan ini dapat disebut program monitoring.
2.  Melaksanakan kegiatan monitoring dengan menggunakan pendekatan metode, teknik dan isntumen yangtela ditetapkan dalam langkah pertama.
3.    Menyusun dan menyerahkan laporan monitoring kepada pihak pengelola atau penyelenggara program untuk digunakan bagi perbaikan atau pengembangan program.

J.      Pemanfaatan Hasil Monitoring
Data yang telah terkumpul dari hasil pemantauan harus secepatnya diolah dan dimaknai sehingga dapat segera diketahui apakah tujuan pelaksanaan program tercapai atau tidak. Pemaknaan hasil pemantauan ini menjadi dasar untuk merumuskan langkah-langkah berikutnya dalam pelaksanaan program. Jika perlu perubahan, perubahan apa dan bagaimana rancangannya. Jika tidak ada hal mendasar yang memerlukan perubahan, mungkin masih dapat pula dirumuskan bagian mana dari rancangan program yang memerlukan perhatian lebih banyak sehingga aspek-aspek program yang sudah baik dapat menjadi lebih baik lagi.

K.    Contoh Pertanyaan Penelitian Monitoring dan Evaluasi
  1. Berapa persentase populasi target yang menggunakan kondom dengan mitra non-reguler? (Outcome)
  2. Apakah pengetahuan yang teapat mengenai transmisi HIV/IMS meningkat di populasi target? (Output)
  3. Berapa banyak kondom yang telah didistribusikan selama 6 bulan terakhir? (Output)
  4. Apakah populasi target semakin sering mengunjungi klinik IMS di area target? (Output)
  5. Apakah struktur social semakin kuat untuk mendukung ODHA? (Impact)
  6. Apakah tingkat IMS menurun di populasi target? (Outcome)
  7. Apakah rujukan ke tempat-tempat VCT meningkat? (Output)
  8. Seberapa besar dukungan lingkungankebijakan institusi terkait usaha pencegahan HIV? (Input)
  9. Seberapa terlatih dan siapkah para pendidik sebaya? (Output)
  10. Seberapa tinggikah tingkat kesesuaian media kampanye untuk populasi target terkait? (Output)
  11. Apakah prevalensi HIV menurun? (Dampak)
  12. Seberapa banyak anggota staf yang tersedia untuk melakukanpekerjaan ini? (Masukan)
BAB III
KESIMPULAN
Monitoring pada umumnya dilakukan baik pada waktu sebelum kegiatan pembinaan maupun bersamaan waktunya dengan penyelenggaraan pembinaan (pengawasan atau supervisi). Monitoring, pengawasan, dan supervisi memiliki perbedaan antara satu dengan yang lainnya. Pengawasan dilakukan terhadap orang-orang yang mengelola program. Supervisi dilakukan terhadap pelaksanaan program, sedangkan monitoring dilakukan terhadap komponen-komponen program. Monitoring selain berkaitan dengan pengawasan dan supervisi, mempunyai hubungan erat dengan penilaian program.
Description: Artikel Teknik Monitoring Dalam Evaluasi Program (BAB II)
Rating: 4.5
Reviewed by: Rumah Makalah
On: 17.35.00
TOP