Makalah Jenis-Jenis Surat (BAB II)

BAB II

PEMBAHASAN

Surat dan Sejarah Perkembangannya

Berdasarkan catatan sejarah, kegiatan surat menyurat di Indonesia telah dimulai jauh sebelum kedatangan bangsa Eropa. Yakni pada masa kerajaan Kutai, Tarumanegara, Pajajaran, Majapahit, Sriwijaya dan Mataram, walaupun hanya terbatas pada hubungan antarpara raja. Bentuknya masih sangat sederhana, menggunakan kulit kayu, potongan bambu, daun lontar, dan kulit binatang.

Kegiatan pos semakin lancar, setelah pembuatan Jalan Raya Pos (de Grote Postweg) dari Anyer sampai Panarukan sepanjang 1000 km pada 1809 atas perintah gubernur jenderal Herman William Daendels. Menyebabkan waktu tempu pos dari Jawa Barat ke Jawa Timur yang sebelumnya memakan waktu 40 hari, diperpendek jadi enam hari.

Perangko pertama di dunia diterbitkan di Inggris (1840) dengan nama Penny Black, yang membuka zaman baru dalam bidang pertarifan pos. Belanda, saat menjajah Indonesia, mengikuti pula jejak Inggris. Pada 1852, diterbitkan perangko Belanda pertama, bergambar Raja Willem III. Sementara di jajahannya Hindia Belanda, perangko digunakan pertama kali pada 1865. Cetaknya di Belanda sebanyak dua juta lembar.

Sampai awal abad ke-20 ada yang disebut hari pos. Saat hari tibanya kapal dari Belanda. Warga Belanda sangat menantikan kedatangan surat-surat dari negeri leluhurnya. Kemudian pos pun berkembang pesat, ketika dimulainya era pesawat udara. Dan kantor pos merupakan salah satu tempat paling sibuk ketika itu.

Meskipun pemerintah kolonial Belanda menyediakan banyak kotak pos (brievenbus) di Batavia dan kota-kota lainnya, tapi banyak yang datang ke kantor-kantor pos agar surat-surat lebih cepat sampai ke tujuan. Sementara Belanda banyak menyediakan kotak pos (brievenbus) yang dipasang di jalan-jalan raya. Maksudnya supaya orang tidak perlu mendatangi kantor pos, cukup menitipkan surat ke kotak pos. Untuk kemudian surat-surat dikeluarkan dari kotak dan diangkut ke kantor pos.

Jenis-Jenis Surat

1.      Surat Resmi

Surat Resmi adalah surat-surat yang sifatnya formal yang dibuat oleh suatu instansi atau organisasi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Surat resmi harus menggunakan Bahasa Indonesia yang sesuai dengan kaidah baku.Bentuk penyajian surat biasanya menggunakan bentuk atau sistem full block, semi block atau indented block. Surat resmi (surat dinas) terbagi atas beberapa bagian, yaitu: 
a.       Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan. Surat dinas pemerintah meliputi : surat perjalanan dinas, surat perintah, surat rekomendasi, surat instruksi, surat referensi, surat tugas, dan surat keputusan. 
b.      Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha. 
c.       Surat sosial, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba (nonprofit). Jenis-jenis surat sosial : surat pengantar, yaitu surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu dengan tujuan agar penerimanya mengetahui sesuatu yang dikirim atau diterimanya. 
d.      Surat pengumuman, yaitu surat yang berisi pemberitahuan suatu hal kepada anggota masyarakat atau pihak-pihak yang terkait dengan isi atau perihal yang tertera dalam surat tersebut. 
e.       Surat edaran, yaitu surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada banyak pihak. 
f.       Surat kuasa, yaitu surat yang dibuat untuk memberikan kekuasaan baik secara perorangan maupun instansi kepada yang dapat dipercaya supaya bertindak mewakili orang yang memberi kuasa, karena orang yang member kuasa tidak dapat melaksanakannya sendiri.

Berdasarkan isi dan jenisnya, surat kuasa dapat dibagi menjadi : 
a.       surat kuasa perseorangan, yaitu surat kuasa yang dibuat secara pribadi atau perseorangan yang diberikan kepada seseorang yang dapat dipercaya. 
b.      Surat kuasa instansi dinas dan perusahaan, yaitu surat kuasa yang dibuat dan dikeluarkam oleh instansi atau perusahaan yang diberikan kepada bawahannya/karyawannya atau instansi lainnya sesuai dengan tugas masing-masing agar melaksanakan tindakan karena pimpinan tidak dapat melakukannya sendiri. 
c.       Surat kuasa istimewa, yaitu surat kuasa yang diberikan oleh seseorang kepada orang lain atau pengacara dalam penyelesaiannya ada kaitannya dengan pengadilan.

Bagian-bagian surat resmi: 
a.       Kepala/kop surat, terdiri dari:

1)      Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.

2)      Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil.

3)      Logo instansi/lembaga.

           b.      Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
           c.       Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

           d.      Hal, berupa garis besar isi surat

           e.       Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

           f.       Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada) 
           g.      Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

           h.      Isi surat
         (Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan).

           i.        Penutup surat

j.                           Penutup surat, berisi:

1)      Salam penutup

2)      Jabatan

3)      Tanda tangan

4)      Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

        k.      tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.

2.      Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu oarganisasi/instansi. Surat lamaran termasuk surat pribadi. Atau pengertian dari surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Sedangkan yang termasuk surat pribadi adalah : Surat lamaran termasuk surat pribadi. Pengertian surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Sedangkan yang termasuk surat pribadi adalah : 
a.       Surat keluarga
Surat keluarga adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi atau keluarga. Surat keluarga biasanya dibuat oleh anak kepada orangtuanya karena dalam perantauan (misalnya kuliah atau bekerja di tempat yang jauh), bisa juga surat dari saudara yang satu dengan yang lain dan berlainan tempat. 
b.      Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan. Untuk membuat surat lamaran pekerjaan perlu memperhatikan tahap-tahapnya yaitu : 
1)      Sumber informasi 
2)      Pedoman penulisan 
3)      Lampiran yang diminta 
4)      Proses pengajuan surat lamaran 
c.       Surat Perijinan
Surat Perijinan adalah surat yang ditulis seseorang yang isinya menyangkut permohonan ijin kepada pihak tertentu untuk mendapatkan ijin yang dimaksudkan.
Selain surat bersifat pribadi kepada instansi atau kantor tempat kerja seseorang, surat ijin juga diperlukan untuk mendapatkan ijin dari pihak pihak tertentu apabila seseorang atau sebuah keluarga ingin mengadakan suatu kegiatan atau keramaian di masyarakat hal ini dimaksudkan agar jika terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan pihak tersebut bisa ikut bertanggung jawab. Contoh :

1)      Surat ijin untuk tidak masuk kerja / sekolah

2)      Surat ijin untuk mengadakan keramaian / hajatan kepada RT atau Lurah dan sebagainya

3.      Memo
Memo adalah pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan singkat, jelas, dan mudah untuk dipahami. Menurut pemakaiannya, memo ada yang bersifat resmi dan bersifat pribadi (tidak resmi). Memo bersifat resmi dipakai sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada bawahannya. Memo bersifat pribadi dipakai sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar teman, saudara, atau orang lain yang memiliki hubungan akrab. Ciri-ciri :

a.     Surat khusus yang dibuat khusus untuk keperluan dalam kantor atau organisasi

b.   Dilihat dari peredarannya, sebuah kantor atau organisasi dapat menyampikan memo secara horizontal maupun secara vertical

c.   Penyampian secara horizotal merupakan penyampian memo kepada pihak yang memiliki jabatan satara

d.     Penyampian secara vertikal merupakan penyampaian memo dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya untuk mengingatkan atau memerintahkan sesuatu

e.      Merupa bentuk komuikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan mengenai sesuatu hal

f.      Memiliki bagian surat yang lebih sederhana dibandingkan dengan surat resmi pada umumnya, terutama dalam isi surat.

g.   Karena pedarannya yang terbatas, memo biasanya tidak mencantumkan identitas kantor, seperti nama kantor, nomor telepon, faksimili, dan kode pos, secara lengkap.

Ciri-ciri Bentuk Memo

Bentuk memo terdiri atas dua bagian:

a.      Kepala Memo :

1)      Penerima

2)      Pengirim

3)      Perihal dan tanggal pengimin

4)      Paraf dan nama terang pengirim

b.      Isi, penulis langsung menyampikan pesan atau perintah dalam kalimat pendek dan lugas.

Penulisan Surat yang Baik dan Benar
Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis mengikuti syarat-syarat,yaitu :

1.      Tidak mengandung makna ganda

2.      Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama

3.      Sederhana

4.      Tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya

5.      Tulisannya tersusun rapi dan berurutan

Bahasa Yang Digunakan Dalam Surat, Sebaiknya:

1.      Mengutamakan sama derajat

2.      Tegas

3.      Mudah dimengerti oleh pembaca

4.      Menggunakan bahasa yang sopan 
5.    Jelas antara penulisan dan makna